In einem Industriebau-Großprojekt standen täglich über 100 Vorgänge auf der Agenda. Die Abstimmung erfolgte klassisch:
Zeitpläne wurden per E-Mail verteilt.
Haftnotizen füllten ganze Wände.
Mehrere Excel-Zeitpläne kursierten parallel.
Das Problem
Schon nach kurzer Zeit existierten verschiedene Versionen der Planung. Anpassungen dauerten Wochen, weil alle Beteiligten in unterschiedlichen Formaten und Systemen arbeiteten. Die Folge waren veraltete Informationen, Reibungsverluste und Verzögerungen.
Herausforderung
Großprojekte entwickeln oft eine eigene Dynamik. Ohne zentrale Steuerung entstehen schnell mehrere „Wahrheiten“, die den Prozess ausbremsen. Ziel war es daher, die Lean-Runden effizienter zu gestalten und die Besprechungslandschaft zu optimieren – ohne die gewohnten Methoden wie Balkendiagramme oder Haftnotizen komplett aufzugeben.
Unsere Grundprinzipien waren dabei entscheidend:
Eine gemeinsame Wahrheit: ein zentraler, aktueller Zeitplan.
Klare Struktur: saubere Aufteilung von Prozessen und Gewerken.
Schnelle Zyklen: Lean-Besprechungen, in denen alle denselben Stand haben.
Kurze Wege: direkter Austausch zwischen den Beteiligten.
Statt Excel-Dateien wochenlang abzustimmen, arbeiteten alle Gewerke in einem gemeinsamen digitalen Zeitplan. Die gewohnte Balkenansicht blieb bestehen – jedoch mit sofortigen Updates und ohne Medienbrüche.
Mehrwert: Die Planungszeiten wurden von mehreren Wochen auf wenige Tage reduziert.
Die wöchentliche Lean-Runde musste nicht länger mit hunderten Haftnotizen vorbereitet werden. Im leanited-Board werden Balkendiagramme automatisch in Tageskarten übersetzt.
Mehrwert: Pro Termin wurden Stunden an Vorbereitungszeit eingespart.
Alle Beteiligten konnten vorab Aufgaben abhaken und Hindernisse dokumentieren. Dadurch verlagerte sich der Fokus der Lean-Runde: Weg vom „Abhaken“, hin zur aktiven Problemlösung.
Mehrwert: 10–15 Minuten Zeitersparnis pro Gewerk, pro Besprechung.
Ergebnisse wurden direkt im Board dokumentiert – inklusive Begründungen und Auswirkungen auf den Zeitplan. Der Report war sofort verfügbar.
Mehrwert: Die klassische Nacharbeit entfiel komplett.
Mit leanited wurde aus einem schwerfälligen, papierlastigen Prozess ein schlanker, digitaler Workflow. Statt ständig hinter den Daten herzulaufen, konnten sich alle Beteiligten auf das Wesentliche konzentrieren: das Projekt erfolgreich voranzubringen.